Krijg jij het benauwd van een strakke planning? Voelt het alsof je creativiteit erdoor belemmerd wordt? Dat is nergens voor nodig. Zie jouw planning eerder als een handig hulpmiddel voor je dag, week of maand.
Plannen is niet altijd gemakkelijk. Vaak verandert er op het laatste moment nog iets of komt er iets tussendoor. Toch is het belangrijk dat je probeert je aan je planning te houden. Anders verlies je al snel de controle over jouw planning. Met deze tips heb jij je agenda straks volledig onder controle!
Een planning maken: zo doe je dat
1. Schrijf je taken op
Denk jij dat je al jouw taken zo wel kunt onthouden? Voor een goede planning is het beter om niet alleen op je geheugen te vertrouwen. Wil je een planning maken? Begin dan met het opschrijven van al je taken. Zo vergeet je geen enkele taak of deadline meer.
Begin met het opschrijven van al je taken voor de komende week. Wat houden de taken in en wanneer wil je het af hebben? Vergeet je vergaderingen en afspraken niet. Grotere opdrachten kun je in kleinere subtaken opdelen. Heb je alles opgeschreven? Dan kun je prioriteiten gaan stellen.
Gebruik drie verschillende kleuren om je taken te markeren. Kies één kleur voor taken die snel af moeten zijn, één voor taken die je graag wilt afronden en één voor taken met een latere deadline of waar je graag aan zou willen beginnen als je extra tijd hebt.
Lees ook: vaker nee zeggen, zo doe je dat!
2. Houd alles op één plek
Heb je de gewoonte om notities, afspraken en to-do’s op verschillende plekken te noteren? Voor een goede en overzichtelijke planning is het beter om alles op één plek bij te houden. Zo zorg je voor meer rust in je hoofd.
Binnen digitale agenda’s zijn er tegenwoordig handige integraties beschikbaar die je helpen om beter te plannen. Daarmee kun je to-do’s, vergaderingen en taken toevoegen aan je planning. Deze kun je vervolgens markeren, verplaatsen en afvinken.
Ook met een papieren agenda kun je een goede planning maken. Maar hoe zorg je ervoor dat je daadwerkelijk alles in die agenda noteert? Dat doe je door het leuk te maken voor jezelf. Koop een mooie agenda, gebruik je favoriete markeerstiften en schrijf met een fijne pen. Zo motiveer je jezelf om alles in je planning te verwerken.
3. Schat de benodigde tijd in
Nu je weet welke taken je deze week moet afronden, is het tijd om je planning te maken. Schrijf voor elke taak op hoeveel tijd je denkt ervoor nodig te hebben. Weet je dit niet precies? Schrijf dan op hoeveel tijd je denkt nodig te zijn. Houd als je aan de taak begint bij hoe lang je ermee bezig bent. Zo leer je inschatten hoeveel tijd je nodig hebt voor bepaalde taken.
Moet je je eerst inlezen over een bepaald onderwerp of moet je een vergadering voorbereiden? Dan is het slim om daar wat extra tijd voor in te plannen. Zo zorg je ervoor dat je niet in tijdnood komt en kun je rustig en gefocust aan je taken werken.
Lees ook: tijdverspillers: 3 stappen om ervan af te komen
4. Maak het gemakkelijk voor jezelf
Heb je terugkerende taken die je bijvoorbeeld elke week of elke maand moet doen? Denk aan het schrijven van een opvolgende e-mail of het maken van een Instagram-post. Maak het dan gemakkelijk voor jezelf. Zo kun je bijvoorbeeld een e-mailsjabloon maken dat je kunt kopiëren en plakken. Je kunt het daarna snel aanpassen voor het specifieke doel. Op deze manier bespaar je tijd bij terugkerende taken.
In een digitale agenda kun je ook eenvoudig terugkerende taken opnemen. Je kunt via de instellingen van je e-mailprogramma aangeven dat een taak herhaaldelijk moet worden ingepland. Zo hoef je er zelf niet meer aan te denken.
5. Neem de tijd om te reflecteren
Een goede planning maken en beter worden in plannen kost in het begin wat inspanning. Je kunt jouw planningsvaardigheden snel verbeteren door af en toe tijd te reserveren om op je planning te reflecteren. Zo houd je aan het eind van de rit meer tijd over. Plan elke week een half uur in om je planning te evalueren en op te schonen. In die tijd vink je de taken die je hebt afgerond af.
Door wekelijks de tijd te nemen om overzicht te creëren, krijg je uiteindelijk meer ruimte in je planning. Je krijgt zo een beter beeld van je beschikbare tijd. Ook is dit een goed moment om te reflecteren op wat er goed ging en wat nog beter kan. Zo maak je van jouw planning een handig hulpmiddel!
Jouw planning kan je dus helpen om het overzicht te bewaren en je tijd nuttig te besteden. Een planning maken helpt je om tijd over te houden voor dingen die écht belangrijk voor je zijn. Dit is jouw tijd! Wil je meer planningstips? Bekijk dan eens onze cursus Timemanagement.
