Zo schrijf je een correcte (zakelijke) brief in het Engels

Wil jij leren hoe je een goede zakelijk brief in het Engels schrijft? Op deze pagina leggen we je stap voor stap uit hoe je dit aanpakt. We laten je zien wat de correcte opbouw van een brief is en leggen uit hoe je de datum, aanhef en afsluiting van je brief in het Engels correct vermeldt. 
 
 

Ga direct naar:

• Opbouw
• Adressering
• Datum
• Aanhef
• Inhoud
• Afsluiting
• Ondertekening

De opbouw van een Engelstalige brief

Laten we bij het begin beginnen. Want hoe zit de opbouw van een brief in het Engels er eigenlijk uit? Dit is vrij eenvoudig, want de opbouw van een Engelstalige brief is hetzelfde als die van een brief in het Nederlands. En dan hebben we het over de volgende opbouw:

• Eigen naam en adres
• Naam en adres ontvanger
• Datum
• Aanhef
• Inhoud brief
• Afsluiting
• Ondertekening

Hieronder zie je een duidelijk voorbeeld hoe de opbouw van je brief in het Engels er uiteindelijk uit komt te zien.

Ieder puntje uit de opbouw zullen we verder toelichten. Zo weet je zeker dat je een correcte Engelse brief zult schrijven.

Adressering

Een brief in het Engels beginnen is eigenlijk erg gemakkelijk. Net als in het Nederlands begin je namelijk eerst met je eigen naam en adres. Je begint je Engelse brief dus met informatie die je sowieso wel weet.

Je eigen adresgegevens zet je links bovenaan in je brief.

Daaronder komt de datum. Hierover zo meer.

Onder de datum zet je de naam-en-adresgegevens van degene waarvoor de brief is bestemd. Begin met de naam van degene aan wie je de brief schrijft. Wanneer je de naam niet weet, dan vermeld je hier niets. Wanneer je een zakelijke brief in het Engels schrijft, zet dan vóór de naam van je contactpersoon Mr, Mrs, Ms of Miss. Wanneer je welke vorm moet kiezen, daarover lees je meer onder het kopje ‘aanhef’.

Datum

Nadat je alle adresgegevens in je brief hebt staan, dan schrijf je de datum op. De datum is de dag waarop je de brief wilt versturen. Begin je op 17 september met schrijven, maar verstuur je de brief pas op 19 september? Noteer bij de datum dan 19 september.

Let er op dat je de datum in het Engels anders schrijft dan in het Nederlands. Zo schrijf je de maanden in het Engels altijd met een hoofdletter. Ook is er een verschil tussen Amerikaans-Engels en Brits-Engels. Amerikanen schrijven eerst de maand en dan pas de dag. Let ook op de komma voor het jaartal.

Brits-Engels:

19 September, 2023
 
Amerikaans-Engels:

September 19, 2023

 

Aanhef bij een brief in het Engels

Dan zijn we aangekomen bij de aanhef. Veel mensen hebben moeite met de aanhef van een brief in het Engels. Zeker wanneer de brief aan een vrouw is gericht. Er zijn namelijk maar liefst drie manieren om een vrouw aan te spreken in een zakelijke brief in het Engels. Namelijk Mrs, Ms en Miss. Bij een man is dit gemakkelijk. Een man kun je in principe altijd aanspreken met Mr.

Het verschil tussen Mrs, Miss en Ms leggen we graag uit.
 
Wanneer gebruik je Mrs in de aanhef?

Mrs gebruik je voor getrouwde vrouwen. Gebruik alleen Mrs wanneer je zeker weet dat de vrouw die je schrijft ook echt getrouwd is. Mrs. spreek je uit als ‘Misses’.

Wanneer gebruik je Miss in de aanhef?

Ben je er helemaal zeker van dat de vrouw die je schrijft niet getrouwd is? Dan gebruik je Miss in de aanhef. Miss spreek je uit precies zoals je het schrijft.

Wanneer gebruik je Ms in de aanhef?

Weet je niet of de vrouw die je schrijft getrouwd is of niet? Dan gebruik je Ms in de aanhef. Dit is ook de meest veilige optie wanneer je iemand schrijft die je niet goed kent. Ms spreek je uit als ‘Misz’.

Bovenstaande geldt niet alleen wanneer je een Engelse brief schrijft. Ook wanneer je iemand in het echt spreekt gebruik je bovenstaande aanspreektitels.

Let op: Schrijf je in het Amerikaans-Engels? Zet dan altijd een punt achter de titel. Je schrijft dan Mr., Mrs., en Ms.

Voorbeeld: Dear Mr. Shepard (Amerikaans), Dear Mr Shepard (Brits)

Welke aanhef gebruik je wanneer je de naam van de ontvanger niet kent?

Weet je niet wie je (zakelijke) brief in het Engels gaat ontvangen? Dan gebruik je ‘Sir/Madam’ als aanhef.

Wanneer gebruik je ‘Dear’ in je brief in het Engels?

Het woord ‘Dear’ klinkt nogal informeel voor veel mensen. Toch gebruik je vrijwel altijd ‘Dear’ als aanhef bij een (zakelijke) brief in het Engels. Ook bij een motivatiebrief kun je het beste met ‘Dear’ beginnen. Schrijf je een informele brief? Ook dan kun je ‘Dear’ gebruiken.

Schrijf je géén zakelijke brief in het Engels of ben je erg bekend met de persoon aan wie je de brief richt? Dan kun je er ook voor kiezen om ‘Hi’ als aanhef te gebruiken. Gebruik nooit ‘Hi’ bij een zakelijke brief in het Engels of bij een motivatiebrief.

Ná de aanhef zet je altijd een komma.
 
Voorbeeld:

Dear Ms Shepard,

Hi Jacob,

Inhoud brief Engels

Dan zijn we eindelijk aangekomen bij de inhoud van de brief. Niet geheel onbelangrijk! Net als bij een Nederlandstalige brief, begin je bij een brief in het Engels met een korte inleiding.

Je begint met een inleidende zin, zoals we dat ook bij een Nederlandstalige brief doen. We geven je een aantal voorbeelden:

Voorbeelden openingszinnen voor een brief in het Engels

• In regarding to your letter from…
• With reference to your advertisement…
• Thank you for the letter you send us….

 
Houd de inleiding van je brief kort en blijf netjes.

Vervolgens schrijf je twee à drie korte alinea’s. Gebruik voor een zakelijke brief in het Engels formeel taalgebruik en maak geen gebruik van afkortingen. Je schrijft alle woorden voluit. Je schrijft dus niet I’m, maar I am. In plaats van don’t, schrijf je do not.

Probeer je zinnen kort en duidelijk te houden. Dwaal niet af van datgene wat je wilt zeggen.

Brief afsluiten in het Engels

Als laatste schrijf je een korte afsluitende alinea voor je (zakelijke) brief in het Engels. Probeer af te sluiten in maximaal drie zinnen.

Voorbeelden van afsluitende zinnen voor een brief in het Engels zijn:

• I am looking forward to hearing from you.
• If you need any more information, please feel free to contact us.
• Thank you in advance for…
• If you have any further questions, do not hesitate to contact me.

Een zakelijke e-mail versturen

Een brief wordt tegenwoordig niet heel vaak meer verstuurd. De meeste mensen geven de voorkeur aan het versturen van een e-mail.

Voor een e-mail gelden dezelfde regels als voor het schrijven van een brief in het Engels. Het eenvoudigste is dan om je brief in het Engels in Word te typen (zorg dat je spellingscontrole Engels aan staat). Vervolgens voeg je je brief als bijlage toe.

Wanneer je direct je brief in de e-mail wilt typen, dan kun je je eigen adresgegevens en de datum weglaten. Heeft de ontvanger je adresgegevens nodig? Omdat je bijvoorbeeld een pakketje gaat ontvangen of omdat de ontvanger bij je thuis langs wil komen, dan start je je mail wel met je eigen naam en adres.

Je (zakelijke) brief als bijlage van een e-mail toevoegen

Wanneer je ervoor kiest om je brief als bijlage toe te voegen bij je e-mail, dan dien je een korte mail te schrijven waarin je naar de brief in de bijlage verwijst. Een voorbeeld van een e-mail in het Engels waarin je verwijst naar je brief in de bijlage vind je hieronder.
 

Een goede zakelijke brief in het Engels leren schrijven

Natuurlijk wil je indruk maken met je zakelijke brief in het Engels. Niets is zo vervelend als een brief vol spelfouten of een verkeerde opmaak.

Je weet nu hoe je een brief in het Engels opstelt. Een aantal voorbeeldzinnen hebben je al op weg geholpen. Maar wat als je Engels niet zo goed is? Het laatste wat je wilt, is een mooi opgemaakte brief in het Engels die vol spelfouten zit.

Wanneer je Engels niet zo goed is, dan raden we je aan een cursus Engels te volgen. In de cursus Zakelijke Correspondentie Engels ga je onder andere aan de slag met het schrijven van een zakelijke brief in het Engels.

Heb je in je job veel te maken met zakelijke contacten in het buitenland? En wil je goed Engels kunnen communiceren met hen in spraak en schrift? Kies dan voor de cursus Business English.

Na het volgen van een cursus Engels kun jij vol zelfvertrouwen een (zakelijke) brief in het Engels schrijven. Maar ook afstappen op die Engelstalige collega is voor jou straks geen enkel probleem meer.
 

Bekijk de proefles! »